Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä
Varsinais-Suomen Lastensuojelujärjestöt ry (1895404-8)
Perhetalo Heideken, Sepänkatu 3, 20700 Turku
+358 44 5355 132
toimisto@vslj.fi
Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Heidi Tuimala
Perhetalo Heideken, Sepänkatu 3, 20700 Turku
+358 44 5355 134
heidi.tuimala@vslj.fi
Rekisterin nimi
Viestintä- ja markkinointirekisteri
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena tarkoituksena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu huolehtia jäsenpalveluista sekä yhdistystoimintaan liittyvästä viestinnästä ja tiedottamisesta jäsenille sekä sidosryhmien edustajille.
Henkilötietoja voidaan käsitellä myös sopimuksen tai rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella yhteydenpitoon, markkinointiin, varainhankintaan sekä erilaisten tilaisuuksien järjestämiseen ja raportointiin liittyvien asioiden hoitamiseksi.
Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterinpitäjä voi kerätä ja käsitellä rekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietoja:
- rekisteröidyn perustiedot kuten nimi, kotipaikka
- rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot
- organisaatiota koskevat tiedot kuten organisaation nimi ja rekisteröidyn asema organisaatiossa, yhteystiedot, laskutustiedot
- tilaisuuksien järjestelyjä koskevat tiedot kuten erityisruokavaliot
- mahdolliset suoramarkkinointikiellot ja/tai -suostumukset
- sähköisen viestinnän tunnistamistiedot
- Yhteydenottopyyntöjen käsittelyä koskevat tiedot kuten nimi, sähköposti ja puhelinnumero
Tietolähteet
Tiedot kerätään ensisijaisesti rekisteröidyiltä itseltään tai rekisteröidyn edustaman organisaation edustajalta sopimussuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella. Lisäksi tietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.
Tietojen luovutukset ja siirrot
Rekisteritietoja voidaan siirtää yhdistyksen yhteistyökumppaneille viestinnän toteuttamiseksi rekisterinpitäjän lukuun. Henkilötietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi silloin, kun luovuttaminen on tarpeen rekisteriin liittyvien teknisten palvelujen tuottamiseksi tai muihin vastaaviin käsittelytarkoituksiin sekä yhteistyökumppaneille, joiden kanssa tehdään yhteistyötä markkinoinnissa, viestinnässä, tilaisuuksien järjestämisessä ja palveluneuvonnassa.
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei se ole tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista. Tietojen luovuttamisessa noudatetaan voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietojen suojaus ja säilytysajat
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Henkilötietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Manuaalisen aineiston säilytys tapahtuu lukituissa tiloissa.
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen jonkin yllä mainitun käsittelytarkoituksen toteuttamiseksi. Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumus tai muuttaa sitä. Pyyntö tulee tehdä kirjallisena rekisterin pitäjälle. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Rekisteröidyllä on myös oikeus, milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.